An uns wird immer wieder  die Frage herangetragen, ob ein Wechsel von selbst betriebenen Exchange Servern (onpremise) in die Cloud – hier im speziellen zu Office365 – sinnvoll ist. Wir stellen diese Frage auch selbst um unsere Kunden beraten zu können.

In unserem Blog gehen wir ein einer kleinen Serie dieser Frage mit dem Fokus auf KMUs nach.

Was sind die Vorteile von Office365 ?

  • Es werden keine eigenen Ressourcen benötigt,
  • Es ist schnell zu implementieren und einfach zu betreiben.
  • Office365 ist immer auf dem neusten Stand der Technik.
  • Office365 bietet Hochverfügbarkeit (24×7).
  • Es werden Investionen benötigt.
  • Die Kosten sind kalkulierbar.
  • Man muss nur das bezahlen, was man wirklich benötigt.
  • Die Daten sind sicher abgelegt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Wir lassen in diesem ersten Beitrag die Nachteile und mögliche Bedenken zunächst mal weg. Die Fragestellung ist hier: Kann mit einer onpremise Implementierung erreicht werden, was Office365 an Verfügbarkeit und Ressourcen bietet?

Welche Verfügbarkeit garantiert Office365?

99,9% – „three nines“. Dies entspricht 8751,24 von 8760 möglichen Betriebsstunden pro Jahr, was eine Nichtverfügbarkeit der Dienste von insgesamt 8.76 Stunden bedeutet. Wird dieser Servicelevel verfehlt, gibt es Geld zurück (finacially backed SLA). Dabei ist Exchange Online gegenüber dem Ausfall eines Rechenzentrums geschützt, da die Dienste in mehreren Rechenzentren implementiert sind.  Für 2017 bis 2018 lag die durchschnittliche Verfügbarkeit von Office365 quartalsbezogen bei 99,97% (https://products.office.com/en-us/business/office-365-trust-center-operations) – das garantierte Ziel wurde also erreicht.

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Jedem Benutzer werden beim Office Plan E1 50 GB für das Postfach zur Verfügung gestellt. Beim Plan E3 können es bis zu 100 GB sein. Das sind nur einige Parameter. Mehr findet man in der von Microsoft bereitgestellten Dienstbeschreibung.

Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Daten, in dem diese an verschiedenen Standorten – für europäische Kunden in Finnland, Irland, Niederlanden, Österreich – redundant gespeichert werden.

Um die von Office365 garantierte Verfügbarkeit zu erreichen, muss ein Unternehmen:

  • 4 Exchange Server in zwei Datacentern (je 2 pro Datacenter) betreiben;
  • Mindestens 4 Domain Controller, (je 2 pro Datacenter) zur Verfügung stellen;
  • Ein voll redundantes Loadbalancing für den Clientzugriff implementieren;
  • Ein umfangreiches Monitoring des Active Directory und der Exchange Dienste durchführen;
  • Eine redundante Auslegung aller Mailgateways, über die die Exchange Server Mails aus dem Internet erhalten oder in das Internet übermitteln, in zwei Datacentern installieren;
  • Die Netzwerkinfrastruktur in beiden Datencenter ausfallsicher betreiben.
  • Mindestens zwei für den Betrieb einer solchen Infrastruktur qualifizierte Mitarbeiter beschäftigen und/oder einen mit SLAs versehenen Supportvertrag mit einem Dienstleister abschließen;
  • Räumlichkeiten für ein weiteres Datacenter mieten;
  • beide Datacenter ausreichend klimatisieren;
  • Ressourcen für das Backup bereitstellen.

Die Liste der Investitions- und Betriebskosten ist damit keineswegs vollständig. Das es teuer ist, wird niemand bestreiten.

Insbesondere ein zweites Datacenter ist von Bedeutung, um den Ausfall eines Standortes kompensieren zu können. Dies gilt umso mehr, wenn das Unternehmen selbst mehrere Standorte oder viele mobile Benutzer hat. Man muss da gar nicht an das Abbrennen denken. Für einen Ausfall des zentralen Datacenters reichen schon ein vom örtlichen Energieversorger beauftragter Baggerfahrer oder ein Techniker, der im Schaltschrank der Telecom ein falsches Kabel zieht. In einem solchen Fall sind die 0,1% zugelassener Ausfall schnell verbraucht.

Interessant ist noch die Frage, wie viel Speicherplatz benötigt wird, um für alle Benutzer 50  oder 100 GB Postfachspeicher bereitstellen zu können.

Hier folgen nun zwei Beispielrechnungen für Unternehmen mit 150 und  1.500 Benutzern. Dabei gehen wir davon aus, dass der ausgelobte Speicherplatz auch tatsächlich ausgenutzt werden kann, also irgendwann real vorhanden sein muss.

Wir berechnen den notwendigen Speicherplatz, den ein Server bereitstellen muss, nach folgenden Formeln:

Speicherplatz =  50 GB * Anzahl Benutzer * 1,3

oder

Speicherplatz =  100 GB * Anzahl Benutzer * 1,3

Der Faktor 1.3 berücksichtigt den Speicherbedarf für den Suchindex und den Overhead in den Datenbanken. Eine Wachstumsreserve ist nicht reingerechnet. Es handelt sich nur um den Speicherplatz für die Datenbanken. Exchange Server benötigen schon was mehr.

 

Benutzer Garantierter Speicherplatz/Benutzer in x GB pro Server in TB 4 Server In TB
Anzahl * x GB * 1,3 * 4
150 50 9.75 39
150 100 19,5 78
1500 50 97,5 390
1500 100 195 780

Das dies nicht billig ist, liegt auf der Hand. Die Investitionskosten liegen schnell deutlich im sechsstelligen Bereich.

Was kostet dagegen Office365?

Wenn der Plan E1 zugrunde gelegt wird, kostet die Bereitstellung in der Cloud für 3 Jahre ohne Office-Lizenzen für 1.500 Postfächer:

6.70 € * 1.500 Benutzer * 12 Monate * 3 Jahre = 361.800 €

Beim Plan E3 – beinhaltet auch die Enterprise Funktionen von Exchange und Office Lizenzen – sind es:

19.70 € * 1.500 Benutzer * 12 Monate * 3 Jahre = 1.063.800 €

Nun das Bespiel für 150 Postfächer: Hier kann der Plan Office 365 Business Premium verwendet werden (bis zu 300 Postfächer mit Office Lizenzen):

10,50 € * 150 Benutzer * 12 Monate * 3 Jahre = 56.700 €

Insbesondere das Letztere sieht für onpremise Exchange Server erst einmal schlecht aus: Die Cloud ist günstiger. Wenn man bedenkt, dass mit Office365 auch andere Dienste genutzt werden können, hat eine onpremise Installation wirklich schlechte Karten.

Also aus Sicht der Verfügbarkeit und Sicherheit der Exchange Daten ist ein Wechsel in die Cloud sinnvoll: Um eine ähnliche Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten onpremise zu erreichen, muss ein hoher Aufwand betrieben werden. Außerdem wird es teuer und aufwendig, den Endbenutzern ähnlich große Speicherkapazitäten bereitzustellen. Für kleine Startups ist die Cloud zunächst mal ohne Alternative.

Exchange in die Cloud? Folge 2

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